¿Tu productividad necesita impulso? ¡Mise-en-place tu vida laboral!
Planificar es importante, pero saturar tu jornada de trabajo con tareas que superan tu capacidad es tan perjudicial como no hacerlo en absoluto. Como PM, debería saberlo. En T2U seguimos un lema: “Work smarter, not harder”. ¿Cómo lo hacemos? Bueno, es como preparar una cena gourmet, pero no del todo.
Por Georgina Tofé
Senior Project Manager
gigi@talk2u.org
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Soy la menor de tres hermanos, fui inesperada pero recibida con mucho amor en una familia muy ocupada. Mis padres siempre tuvieron dos trabajos, pero se las arreglaban para estar en casa cuando era necesario. Aunque odiaba que mi mamá nunca me buscara a la salida del colegio, aprendí a ser independiente desde muy chica, y también a planificar. No quiero entrar en terreno astrológico, pero puede que el hecho de tener un ascendente virgo tenga algo que ver con eso. La organización, planificación y autonomía eran cosas importantes en casa. Y las arrastré a mi vida adulta como mantras.
Trabajé como freelance durante cinco años antes de sumarme al equipo de T2U. Lo que me mantuvo a flote durante todo ese tiempo de pagos demorados, proyectos largos y clientes exigentes fue, sí lo adivinaste, PLANIFICAR. Cuando me enteré de la búsqueda de PM en T2U, sabía que era un desafío a mi medida. Estaba preparada para un cambio y ellos entusiasmados de sumarme. Mi primera y más importante tarea fue, y sigue siendo, la planificación. Soy la guardiana de los plazos.
También soy una persona muy creativa, escribo poesía, leo el tarot y me encanta cocinar para amigos y familia. Así que la planificación no es mi única habilidad, sino que está rodeada por una variedad de pasiones que me hacen más intrincada. Y esa variedad de intereses me hace más adecuada para el rol. El equipo de T2U es pequeño pero con experiencia, hay mucho que hacer, por eso tenemos que ser inteligentes para que todo suceda.
Pero implantar cambios en un grupo de personas no siempre es fácil. Una cosa que no soy es paciente, pero intento cultivarla y predicar con el ejemplo. Ya utilizaban Trello, y también la metodología ágil Scrum. Pero no había seguimiento de ninguna de las tarjetas ni planificación real durante cada sprint.
Algunas personas creen que la planificación las hace muy estructuradas, asesina la creatividad. Pues no es así. La planificación da un camino a seguir y ayuda a cada miembro del equipo a seguirlo hasta el éxito. También es una forma de medir el progreso, de mejorar y de hacerlo cada vez mejor. “Smarter vs harder”
Beneficio adicional: la planificación puede reducir en gran medida el estrés. Sabes lo que tienes que hacer y el tiempo que te va a llevar, permite un plan de acción realista y prepara el terreno para sortear obstáculos y encontrar soluciones a problemas inesperados.
Ya dije que soy ansiosa y procrastino mucho, como cualquier millennial. El multitasking puede ser el enemigo, por eso intento usarla a mi favor. ¿Cómo? Planificando ;) Un truco que funciona: me agendo las tareas más complejas en aquellos momentos en los que sé que suelo estar más fresca y productiva, puede ser a primera hora de la mañana o al final del día.
Si querés empezar a planificar tu propio trabajo o potenciar a tu equipo, acá van algunos conocimientos adquiridos sobre el tema, métodos que ahora estamos implementando en cada sprint.
Una buena receta de planificación debe tener:
FOTO COMPLETA: Visualizá toda la película, los objetivos y lo que querés conseguir.
PLAN: Creá fechas límite en tu calendario para todo lo que hay que completar. Escogé tus no negociables y organizá el tiempo disponible para hacerlos.
PRIORIDADES: El orden es imprescindible, algunas tareas se pueden retrasar, otras son imprescindibles. Si una tarea implica a otros miembros del equipo y retrasarla afectará su trabajo, ¡mantenelos informados! Hacé listas de prioridades, no listas de tareas.
TAREAS DISECCIONADAS: Mantené la simpleza, reducí las tareas, cosas grandes en trozos pequeños y alcanzables, utilizá etiquetas.
MÉTODO: Método Time blocking, Método Pomodoro, Método Da Vinci. Elegí uno que te funcione. Decí NO a las distracciones no relacionadas con tus compromisos.
HERRAMIENTAS: Utiliza la tecnología a tu favor, como recordatorios, aplicaciones, organizadores virtuales. Establecé límites, armate con las herramientas adecuadas.
ALIADOS: confía en tus compañeros, pedí ayuda, levantá la mano antes de ahogarte. Asegurate de no comprometerte en exceso ni olvidar cosas.
CHECKPOINTS: Guardá tiempo para parar, charlar con el equipo, analizar cómo va todo y reprogramar si es necesario. Entre 15 y 30 minutos de reuniones cada dos días pueden ser muy útiles para hacerse una idea de lo que está pasando y reprogramar las prioridades si es necesario.
COMPASIÓN: ¿No salió como estaba previsto? Aceptalo, aprendé de ello y hacelo mejor la próxima vez. ¿Surgió algo inesperado? Aceptalo y diseñá un nuevo plan.
¡DIVERSIÓN! Usá stickers, colores diferentes, añadí tu propia magia a tu agenda, sea física o virtual.
Siempre, siempre, SIEMPRE reservá tiempo para vos. Snacks, descansos, meditación matutina o ejercicios de estiramiento cada dos horas. Esas cosas que son saludables, que disfrutás y necesitás incluso cuando no te das cuenta, ayudan a evitar el síndrome del agotamiento (burnout syndrome).
Sé flexible, adaptate a lo inesperado. Estructurar la semana de trabajo, programar los días, es como limpiar la mesada o lavar los platos. Los planes PUEDEN cambiar, pero sobre bases sólidas y con un sentido claro. El resultado es tranquilidad, mejor aprovechamiento del tiempo, mayor sensación de logro y más productividad.
Y como haría cualquier buen cocinero: Lavá, enjuagá y repetí.
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Gigi is the guardian of deadlines at T2U. She plans, writes and makes sure everything is on track. She is as curious as she is anxious, and reads more than five books at the same time. She loves cheese but not cheddar.
